Lorsque vous réalisez votre bilan comptable, lorsque vous êtes en pleine période fiscale… une année compte bon nombre de différents moments stratégiques dans l’impression de documents confidentiels. La dernière réglementation RGPD Règlement général sur la protection des données oblige la destruction des documents qui revêtent un caractère personnel, c’est pourquoi détruire via un destructeur de documents est devenu une obligation, mais comment procéder sans perdre de temps ?
Dans le cadre de votre gestion comptable et quel que soit le régime fiscal auquel vous appartenez, l’obligation de fournir certaines pièces comptables s'applique.
Tableaux, bilans, comptes rendus, audits, grands livres, rapports d’expertise … ces documents sont primordiaux au niveau de la fiscalité : en effet, en cas de contrôle fiscal, ces derniers permettront de vérifier la justesse de votre comptabilité.
Par conséquent, chaque année, vous imprimez une multitude de documents différents qui comportent des données confidentielles.
Cependant, il y en a aussi à détruire parmi eux, par exemple en cas d’erreur d’impression, des documents que vous avez dû imprimer à un moment donné et qui ne vous sont plus utiles par la suite ou bien encore certains qui deviennent obsolètes au fil du temps.
Justement, concernant la conservation des documents comptables obligatoires, il faut compter un minimum de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
En revanche, les délais varient selon les différentes pièces.
Pour en savoir plus, reportez-vous sur le site du gouvernement afin d’en connaître les détails.
Comment détruire ses documents sans perdre de temps ?
Les destructeurs de documents à chargeur automatique sont idéaux pour détruire un volume important de documents.
Pratiques, rapides et faciles d’utilisation, ils permettent un réel gain de temps. Placez les documents à détruire dans le chargeur automatique et le destructeur s’occupe du reste !
Certains sont également équipés en plus d’un compacteur qui permet de réduire par 4 le volume de papier détruit et augmente le degré de sécurité d’un niveau.