Dans le monde de l’entreprise, la réalisation quotidienne des notes de frais est indispensable. En effet, il est courant pour les salariés de réaliser des paiements dans un cadre professionnel. Dans ce cadre, il est possible de demander un remboursement de ces frais par la création d’une note précisant divers éléments.
L’enjeu pour les professionnels est double. Il faut réussir à optimiser au quotidien les outils pour bien gérer ses notes de frais. Dans le même temps, l’objectif est de chercher à gagner du temps au quotidien pour y consacrer le moins d’énergie possible. Alors, comment bien réaliser sa note professionnelle ?
Qu’est-ce qu’une note de frais professionnelle ?
Dans certaines situations les salariés effectuent des paiements au cours de leurs journées de travail. S’ils souhaitent obtenir un remboursement de ces dépenses, ils doivent réaliser une note de frais particulière.
Toutefois, pour être validée par l’entreprise, cette dernière doit présenter différents éléments :
- Elle doit être engagée pour les besoins de l’entreprise,
- La somme de celle-ci doit représenter un montant « raisonnable »,
- Elle doit être accompagnée d’éléments justificatifs (tickets, factures).
Généralement, les salariés demandent des remboursements lorsqu’ils doivent payer des frais de parking, d’essence ou encore de repas au cours de leur journée. Une fois les frais réalisés, il faut bien savoir gérer ses notes de frais et suivre la procédure adaptée.
En plus, il faut savoir que les frais professionnels ne sont pas concernés par les charges sociales. Les contrôles réalisés par l’URSSAF sont alors fréquents pour éviter les tentatives de fraudes à ce sujet. Pensez-y !
La procédure à suivre pour bien gérer ses notes de frais
Les salariés doivent suivre la procédure imposée par leur entreprise pour faire une demande de note de frais. Il est important de bien conserver l’ensemble des éléments justificatifs pour faire sa demande de remboursement. L’idéal pour l’entreprise est de trouver une solution lui permettant d’optimiser toute cette gestion. En effet, gérer ses notes de frais est une étape contraignante qui fait souvent perdre du temps aux équipes.
Ainsi, aujourd’hui il existe des solutions avantageuses et surtout efficaces pour optimiser ces étapes. L’entreprise utilise alors un outil qui permet de lier les demandes des salariés et la gestion des notes directement sur une même plateforme. La note de frais est alors réalisée directement sur l’outil et les salariés doivent seulement prendre en photo leurs éléments justificatifs. Des étapes beaucoup plus simples pour toutes les équipes en place dans l’entreprise !
Les étapes de contrôle par les supérieurs hiérarchiques sont aussi synthétisées et automatisées pour permettre aux équipes concernées de gagner du temps. L’entreprise peut alors se concentrer sur d’autres points essentiels comme la gestion du budget et des dépenses. Généralement, les outils disposent de tableaux de bord ou d’un tableau des dépenses. Ces outils permettent de suivre en temps réel, les dépenses réalisées au sein de l’entreprise. Gérer ses notes de frais devient un jeu d’enfant !
De cette façon, l’optimisation va plus loin. Elle n’est pas concentrée uniquement sur la note de frais, mais sur la gestion financière de l’entreprise. C’est donc une solution idéale pour apprendre à mieux gérer ses notes de frais. Retrouvez des éléments complémentaires sur le site cnews.fr sur la note de frais pour en savoir plus.
En définitive, il est idéal d’investir dans une solution en ligne pour simplifier la gestion de vos notes professionnelles. Salariés et supérieurs hiérarchiques obtiennent des résultats très positifs à la suite de cet investissement professionnels. L’entreprise peut alors profiter d’une meilleure productivité. Elle assurer aussi beaucoup plus sereinement le traitement quotidien des notes.